Nuove Linee Guida AgID sulla Conservazione Digitale

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La normativa della conservazione digitale

La normativa della conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti è disciplinata dalla normativa e dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale o CAD, D. Lgs. 82/2005, secondo il quale: “Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le modalità indicate nelle linee guida.”

Le Nuove Linee Guida dell’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, stabiliscono le modalità per realizzare lo svolgimento delle attività di conservazione:

  • Natura e funzione del sistema
  • Modelli organizzativi
  • Ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti
  • Descrizione del processo 
  • Profili professionali dei responsabili coinvolti

Le P.A. dovranno conservare tutti i documenti: a partire dall’11 ottobre 2005, in base all’articolo 7 comma 5, anche il Registro giornaliero di protocollo informatico dovrà essere registrato in formato digitale entro il giorno lavorativo seguente.

Si parla di conservazione digitale a norma quando i sistemi utilizzati hanno pieno rispetto del quadro normativo di riferimento. La stessa viene definita a norma quando segue le indicazioni presenti nelle:

  • Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445)
  • Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs.30 giugno 2003, n.196)
  • CAD, Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)
  • Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (D.M. 22 febbraio 2013)
  • Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (D.M. 3 dicembre 2023)
  • Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici (D.M. 13 novembre 2014)
  • Circolari 40 e 41 del 14 dicembre del 2015 della Direzione generale per gli archivi
  • GDPR
Quali documenti devono essere conservati digitalmente?

Quali documenti devono essere conservati digitalmente?

Secondo le nuove linee guida AgID nel caso di fatture elettroniche, documenti fiscali (fatture, ricevute, scontrini, dichiarazioni, bilanci, registri contabili, modelli F23 e F24, contratti, CUD, DDT e altro ancora) e informatici a rilevanza civilistica tra cui PEC, contratti e certificati sottoscritti con firma digitale o conferme d’ordine, la conservazione digitale sarà obbligatoria.

Inoltre, è bene ricordare che il processo di conservazione digitale tutela criteri di:

  • L’integrità, dimostrando che il documento non sia stato modificato nel tempo
  • L’autenticità, garantendo la non alterazione del contratto in essere
  • La leggibilità, assicurando la piena fruibilità delle informazioni
  • Il valore, certificando l’effetto probatorio dei documenti e conferendogli effetto giuridico nel tempo.

Generalmente le aziende sono tenute a sostituire in formato digitale tutti quei documenti cartacei che potrebbero generare un futuro contenzioso o un controllo da parte delle autorità preposte.

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